Skąd wziąć środki na cyfryzację firmy budowlanej? Dotacje, granty, pożyczki
Cyfryzacja w budownictwie: ratunek dla marży, nie gadżet dla geeków
Jeśli prowadzisz firmę budowlaną, to dobrze wiesz, że zarabianie „na czysto” bywa dziś sportem ekstremalnym. Cienkie marże, ceny materiałów jak rollercoaster, ludzie doświadczoni rozchwytywani, a inwestor oczekuje „tanio, szybko i bez problemów”. W takim układzie każdy błąd na budowie, każde opóźnienie, każda poprawka to nie abstrakcyjny „koszt”, tylko realnie zjedzona marża z kontraktu.
Właśnie tu wchodzi cyfryzacja – nie jako modny slogan, tylko jako bardzo przyziemne narzędzie do zatkania dziur, przez które uciekają pieniądze.
Pamiętam jedną większą budowę, gdzie przez brak aktualnego harmonogramu i niespójne wersje rysunków trzy ekipy przyjechały na plac… i żadna nie mogła zacząć. Dzień straty, hotele, wynajem sprzętu – wszystko policzone. Wtedy w zarządzie wreszcie padło pytanie: „to ile my tak naprawdę tracimy na bałaganie informacyjnym?”. I dopiero wtedy temat cyfryzacji przestał być „fanaberią IT”.
Dlaczego budowlanka ma problem z cyfryzacją (i gdzie w tym wszystkim pieniądze z UE)
Na papierze wygląda to nieźle: według branżowych danych ok. 3/4 firm budowlanych (z wyłączeniem mikro) ma już jakiś system ERP. Tyle że kiedy zaczynam rozmawiać z kierownikami, słyszę:
„ERP mamy, ale koszty liczymy w Excelu, a postęp robót w zeszycie”.
System jest, a CRM, BI, analityka leżą odłogiem, bo brakuje ludzi, czasu i środków, by to naprawdę „dowieźć”. Stąd bierze się paradoks: firmy niby „zcyfryzowane”, a decyzje wciąż na nos i telefon.
Mikrofirmy mają jeszcze inny problem. One bardzo często nie inwestują w cyfryzację w ogóle, tylko są „wciągane” w systemy inwestora lub generalnego wykonawcy. Działa to tak: duży gracz narzuca platformę do raportowania, obieg dokumentów, e-fakturowanie. Mały podwykonawca po prostu musi się dostosować, bo inaczej nie dostanie roboty. Z zewnątrz wygląda to jak cyfryzacja, ale w praktyce buduje się zależność finansową od większych – bez własnych rozwiązań trudno przejść do wyższej ligi.
Na to wszystko nakłada się statystyka, o której mało kto mówi wprost:
- tylko ok. 6,8% średnich i 22% dużych firm w Polsce osiągnęło wysoki poziom cyfryzacji,
- około 80% firm budowlanych realnie nie przeszło cyfrowej transformacji – działają punktowo, bez spójnego systemu.
I to nie jest „kwestia mody”, tylko kwestia przetrwania. Próba zrobienia jednej wielkiej rewolucji („kupmy wszystko naraz, wdrożmy BIM, ERP, IoT, AI”) kończy się zwykle tak samo: przepalone budżety, zmęczeni ludzie i zdanie: „cyfryzacja u nas nie działa”. Tymczasem sensowna droga to ewolucja małymi krokami, finansowana z zewnątrz wszędzie tam, gdzie się da.
AI, BIM, IoT – co naprawdę ma znaczenie na budowie
W rozmowach z zarządami widzę ciekawą zmianę. Nie pytają już „czy”, tylko „za co” i „od czego zacząć”.
Według badań, AI motywuje aż 65% firm budowlanych do cyfryzacji – głównie ze względu na automatyzację powtarzalnych zadań. Co ciekawe, obniżenie kosztów jako priorytet wskazuje tylko 58%. Czyli ludzie w praktyce czują, że największy problem to nie sama cena betonu, tylko operacyjny chaos, który tę cenę „marnuje”.
BIM w Polsce ma swoją specyficzną łatkę. Dla wielu to po prostu „to, czego wymagają przy zamówieniach publicznych”. Mało kto wykorzystuje go jako narzędzie do:
- symulacji zużycia materiałów,
- liczenia śladu węglowego i scenariuszy obniżenia emisji CO₂,
- weryfikacji kilku wariantów organizacji budowy.
A przecież można tu dostać konkretny efekt ESG bez dokładania osobnych budżetów, po prostu lepiej planując to, co i tak trzeba zrobić.
Pamiętam spotkanie z firmą, która BIM traktowała jak zło konieczne przy jednym przetargu. Po pół roku pracy na modelu okazało się, że zużycie stali udało się zejść o kilka procent – wyłącznie przez porządną koordynację branż i redukcję kolizji. To był moment, kiedy prezes powiedział: „To nie jest koszt. To jest narzędzie do pilnowania marży”.
Z czego wziąć pieniądze na tę całą cyfryzację?
I tu zaczyna się to, co zwykle najbardziej interesuje zarząd: jak to sfinansować, żeby nie udusić firmy.
Główne kierunki finansowania
Dla mikro, małych i średnich firm budowlanych dostępne są trzy zasadnicze „kieszenie”:
-
Fundusze europejskie 2021–2027
- przede wszystkim FENG – Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki,
- z flagowym konkursem Ścieżka SMART (moduł „Cyfryzacja”),
- plus programy regionalne w każdym województwie.
-
Krajowy Plan Odbudowy (KPO)
Skupiony na: chmurze, cyberbezpieczeństwie, e-fakturowaniu, dokumentacji elektronicznej i integracji z e-administracją. -
Granty sektorowe i finansowanie zwrotne
- granty typu ARP Dig.IT,
- preferencyjne pożyczki unijne,
- klasyczny kredyt inwestycyjny i leasing IT.
Kluczowy wniosek: najrozsądniej jest łączyć te instrumenty. Dotacja pokrywa 50–70% kosztów kwalifikowanych, pożyczka zasila to, czego nie obejmuje grant, a leasing pozwala wymienić sprzęt bez zabijania cash flow.
FENG i Ścieżka SMART – główne „okno” na cyfryzację
Jeśli miałbym wskazać jedno miejsce, od którego większość firm powinna zacząć, to jest to właśnie FENG i Ścieżka SMART.
Co da się sfinansować w module „Cyfryzacja”
W skrócie: prawie wszystko, co robi realną różnicę na budowie i w biurze:
- oprogramowanie: BIM, ERP, CRM, harmonogramowanie robót, zarządzanie flotą, obieg dokumentów,
- sprzęt IT: porządne stacje robocze dla projektantów, tablety dla brygad, serwery (jeśli nie idziesz w chmurę w 100%), skanery 3D,
- integracje: spięcie ERP z BIM, księgowością, magazynem, mobilnymi apkami,
- cyfrowy obieg dokumentów, dziennik budowy, platformy do współpracy z inwestorem.
Ścieżka SMART ma jeszcze jedną zaletę – moduły można łączyć. W jednym projekcie da się więc:
- opracować nowe rozwiązanie (moduł B+R),
- wdrożyć je w firmie,
- i równolegle zbudować dla niego odpowiednie środowisko IT (moduł „Cyfryzacja” + np. „Zielona transformacja”).
Z perspektywy budowlanki to czasem jedyna szansa, żeby finansowo „udźwignąć” przejście na BIM z prawdziwego zdarzenia.
Ile pieniędzy wchodzi w grę
- do ok. 200 000 EUR (ok. 900 tys. zł) na cyfryzację,
- poziom dofinansowania zwykle do 70% kosztów netto dla MŚP,
- reszta – wkład własny 30%, który można uzupełnić kredytem, pożyczką, leasingiem.
Jeśli w ERP masz dziś tylko księgowość i magazyn, a reszta dzieje się w Excelach i WhatsAppie, to właśnie z takich środków da się sfinansować:
- wejście w BIM,
- system do kontroli kontraktów,
- narzędzia do raportowania postępu i kosztów w czasie rzeczywistym,
- pierwsze wdrożenia analityki (BI).
ARP Dig.IT – kiedy budujesz, ale też produkujesz
Osobna historia to firmy budowlane z własną produkcją: prefabrykaty, zbrojenia, stal, moduły, stolarka. Tu świetnie „siada” program ARP Dig.IT.
W jednej firmie, która miała halę prefabrykacji, sytuacja wyglądała tak: cała produkcja była planowana albo „na czuja”, albo w arkuszu jednej osoby. Kiedy ta osoba zachorowała, przerzucenie wiedzy zajęło dwa miesiące. Po wdrożeniu systemu planowania produkcji, zintegrowanego z zamówieniami z budów, nagle okazało się, że:
- można zejść z zapasów materiałów,
- reklamacje spadły,
- a czas reakcji na zmiany z budowy skrócił się z dni do godzin.
I dokładnie takie rzeczy finansuje ARP Dig.IT.
Co można objąć grantem
- oprogramowanie (ERP, MES, planowanie produkcji, zarządzanie budową),
- maszyny z komponentem cyfrowym (linie prefabrykacji, skanery, pomiary),
- materiały eksploatacyjne do uruchomienia,
- szkolenia z obsługi nowych narzędzi.
Zakres wsparcia:
- 150 000 – 850 000 zł na firmę,
- do ok. 50% kosztów projektu,
- budżet programu ok. 140 mln zł, ok. 400 firm ma dostać środki.
Dobre projekty z budowlanki, które łączą produkcję + budowę w jednym cyfrowym łańcuchu, mają tu naprawdę solidne szanse.
Programy regionalne i KPO – „lokalne paliwo” do cyfryzacji
Nie każda firma musi od razu mierzyć w duży, ogólnopolski konkurs. Często prościej jest wystartować w programie regionalnym w swoim województwie albo w instrumentach z KPO.
Co zwykle finansują programy regionalne
W praktyce widzę tam głównie takie projekty:
- systemy IT do zarządzania budowami i kontraktami,
- cyfryzacja obiegu dokumentów (protokoły, odbiory, zamówienia),
- narzędzia komunikacji z klientami i podwykonawcami,
- podstawowe automatyzacje w firmie (workflow, rozliczanie robót, magazyn).
Plus jest taki, że zazwyczaj nie ma ograniczeń branżowych. Nie musisz nikogo przekonywać, że „budowlanka też może być cyfrowa”. Liczy się jakość pomysłu.
KPO – chmura, bezpieczeństwo i papierologia
Z KPO często da się „wyciągnąć” środki na to, co wszyscy i tak musimy wdrożyć:
- chmura – systemy do kosztorysowania, zarządzania projektami, dokumentacją,
- cyberbezpieczeństwo – backupy, zabezpieczenia dostępu, polityki,
- e-fakturowanie i integrację z księgowością,
- e-dokumentację budowy (dziennik, protokoły, odbiory),
- BIM oraz systemy zarządzania flotą.
W wielu konkursach poziom dotacji to 50–70% kosztów kwalifikowanych. Przy sensownie zaplanowanym projekcie oznacza to, że za „połowę ceny” dostajesz narzędzia, które później rok w rok przynoszą oszczędności.
Co dokładnie da się sfinansować w budowlance
W teorii lista jest długa, ale w praktyce sprowadza się do kilku kluczowych obszarów.
1. ERP, BIM i spójne systemy
ERP/BI/BIM to trzon cyfrowej firmy budowlanej:
- ERP – kosztorysy, magazyn, faktury, flota, rozliczenia,
- BIM – model, koordynacja branż, kolizje, warianty,
- BI – dashboardy dla zarządu, marża na kontraktach, cash flow, produktywność.
Problem w tym, że choć ERP ma większość większych firm, to moduły CRM/BI leżą często „odkładane na później”. A właśnie tam kryje się największa wartość – w zobaczeniu na żywo, które budowy dokładają do biznesu, a które go ciągną w dół.
2. Specjalistyczne oprogramowanie budowlane
Tu wchodzą w grę:
- kosztorysowanie i ofertowanie,
- harmonogramy (Gantt itp.),
- zarządzanie magazynem i flotą,
- dokumentacja i relacje z klientem (CRM).
Jeśli oferty powstają u ciebie „po godzinach”, a przeklejanie danych między systemami zajmuje ludziom pół dnia, to jest pierwszy, bardzo wdzięczny obszar do finansowania z grantów.
3. Integracje i automatyzacja
Bardzo niedoceniany, a często najbardziej opłacalny segment:
- integracja ERP z BIM, księgowością, kadrami,
- mobilne aplikacje dla brygad (raporty dzienne, zdjęcia, podpisy),
- portale B2B dla podwykonawców,
- automatyczne raporty dla inwestora i banku.
W jednej firmie kierownik budowy pokazał mi swój „system”: zdjęcia i raporty w WhatsAppie, które wieczorem przepisywał do Excela. Po wdrożeniu aplikacji mobilnej i raportów automatycznych zyskał… dwie godziny dziennie. To są rzeczy, które da się sfinansować z programów cyfryzacyjnych.
4. Chmura
W nowych pożyczkach unijnych często jest warunek, że min. 30% kosztów musi dotyczyć chmury. I szczerze mówiąc – to pomaga.
- modele BIM w chmurze,
- backupy automatyczne,
- dostęp do danych z budowy bez VPN-owych kombinacji,
- elastyczne licencje SaaS zamiast ciężkich zakupów „na raz”.
Dodatkowo taka struktura dobrze wygląda w oczach instytucji finansujących: mniejsze ryzyko, łatwiejsze skalowanie.
5. Sprzęt, drony, IoT
Tu jest sporo ciekawych, bardzo praktycznych tematów:
- sprzęt IT: laptopy, tablety odporne na pył i deszcz, serwery,
- skanery 3D, drony do monitoringu budowy,
- czujniki IoT na maszynach – monitoring pracy, zużycia, BHP.
Na forach branżowych można trafić na historie firm, które:
- wykorzystują zdjęcia z drona połączone z AI do raportów dla inwestorów i monitoringu postępu – zwrot inwestycji w ok. 3 miesiące, bez dotacji,
- finansują czujniki IoT na maszynach „z oszczędności na wypadkach” – po wdrożeniu systemu bezpieczeństwa wypadki spadły o 20–30%, co przełożyło się na niższe składki i mniej przestojów.
⚡ PRO TIP: czujniki IoT i leasing maszyn z wbudowaną telematyką da się powiązać z BIM – model staje się wtedy nie tylko „ładnym rysunkiem”, ale żywym podglądem tego, co się naprawdę dzieje na budowie. A leasing pomaga ominąć barierę CAPEX-u.
Małymi krokami, nie rewolucją: zacznij tanio, testuj, dopiero potem skaluj
Bardzo często widzę ten sam schemat: firma chce „od razu system jak w Skandynawii”. Budżet się nie spina, ludzie są przerażeni, a po roku wszyscy mają dość.
Dużo rozsądniejsze podejście: ewolucja.
- Zamiast od razu kupować ciężkie systemy BIM za setki tysięcy, kilka firm zaczęło od darmowego FreeCAD-a i innych narzędzi open source.
- Testują procesy, uczą się współpracy projektant–kierownik–wykonawca.
- Dopiero kiedy zobaczą, że to działa, przechodzą na komercyjne rozwiązania, często już z dofinansowaniem.
Jeden z kierowników policzył, że przejście z papierowych rysunków na prostą cyfrową dokumentację zmniejszyło zużycie papieru i wydruków o kilkanaście tysięcy zł rocznie. Za tę kwotę spokojnie można opłacić podstawową integrację z ERP i utrzymanie narzędzi za poniżej 5000 zł rocznie. Reszta zostaje w kieszeni.
Dotacja, pożyczka, kredyt, leasing – jak to sensownie złożyć w całość
Tutaj liczy się chłodna kalkulacja, nie „łatwość zdobycia” pieniędzy.
- Dotacja – świetna na duży skok technologiczny, ale wymaga czasu, papierologii, wkładu własnego.
- Preferencyjna pożyczka unijna – dobre uzupełnienie: finansuje wdrożenia, integracje, chmurę, także poza zakresem grantów.
- Kredyt inwestycyjny / linia kredytowa – narzędzie do spięcia wkładu własnego i VATu.
- Leasing IT / maszyn – najprostszy sposób na sprzęt, nie wchodzi zwykle w pomoc publiczną.
Typowy, rozsądny scenariusz z życia:
- Dotacja z FENG lub programu regionalnego na:
- system ERP + BIM + licencje chmurowe.
- Preferencyjna pożyczka na:
- integracje, migrację danych, szkolenia.
- Leasing:
- laptopy, tablety, serwery, sprzęt sieciowy.
- Linia kredytowa:
- VAT i bufor na czas między wydatkiem a refundacją.
⚠ UWAGA: absolutnie kluczowe jest, żeby nie finansować tych samych faktur dwa razy. Instytucje są na to wyczulone. Trzeba pilnować podziału: który wydatek idzie na jaki instrument, i trzymać rękę na limicie pomocy de minimis (200 000 EUR w 3 latach).
Kto w ogóle ma szansę na takie wsparcie?
Większość omawianych programów jest szyta pod MŚP: mikro, małe i średnie firmy. Budowlanka mieści się w tym modelu bez problemu, o ile:
- firma ma status MŚP według definicji (zatrudnienie, obroty, niezależność),
- nie ma zaległości wobec ZUS i US,
- działalność jest prowadzona w regionie/województwie, które ogłasza konkurs,
- nie przekroczyłeś limitów pomocy publicznej, szczególnie de minimis.
W nowych naborach coraz częściej pojawia się jeszcze jeden element:
Test Dojrzałości Cyfrowej.
To nie jest „test z informatyki”, tylko prosty sposób, żeby pokazać:
- jaki jest stan obecny,
- gdzie są największe luki,
- co da się poprawić szybkim ruchem,
- jak to zmierzyć po wdrożeniu.
Z perspektywy oceniających wniosek to złoto – widzą, że projekt jest przemyślany, a nie złożony z przypadkowej listy zakupów.
Jak przygotować projekt cyfryzacji, który ma szansę na finansowanie
Dobrze przygotowany projekt różni się od „pobożnego życzenia” tym, że mówi wprost: ile czasu i pieniędzy dziś tracimy i jak dokładnie to ograniczymy.
Krok po kroku (z praktyki, nie z podręcznika)
-
Diagnoza i Test Dojrzałości Cyfrowej
Spisz uczciwie:- jak dziś wygląda przepływ informacji od oferty do odbioru końcowego,
- gdzie pojawiają się przestoje, duplikowanie pracy, błędy,
- które kontrakty „siadają” na marży, bo nie ma aktualnych danych.
W jednej firmie wystarczyło prześledzić drogę jednego protokołu odbioru. Okazało się, że krążył po firmie w pięciu wersjach. Tam zaczęliśmy cyfryzację.
-
Analiza procesów
Na kartce (albo w prostym diagramie) rozpisz:- pozyskanie zlecenia,
- ofertowanie i kosztorys,
- planowanie i harmonogram,
- realizację robót,
- rozliczenie i gwarancję.
I przy każdym etapie odpowiedz sobie: gdzie używamy Excela, papieru, WhatsAppa lub „pamięci jednego człowieka”.
-
Biznesplan / studium wykonalności
Nie chodzi o wielką rozprawę naukową, tylko jasne liczby:- o ile chcesz skrócić czas realizacji kontraktów (np. 5–10%),
- o ile zmniejszyć liczbę błędów i poprawek,
- jaki wzrost produktywności brygad jest realny,
- jak poprawi się bezpieczeństwo (np. mniej wypadków dzięki IoT).
-
Projekt docelowego systemu
Tu opisujesz, jak to ma działać po wdrożeniu:- integracja procesów w jednym środowisku (ERP + BIM + mobilne raporty),
- automatyzacja procesów (raporty, obieg dokumentów, powiadomienia),
- analityka biznesowa (marża, cash flow, produktywność, ESG),
- dlaczego chmura – a jeśli nie, to dlaczego nie,
- jak zabezpieczysz dane (backup, dostępy, procedury).
-
Połączenie oprogramowania, sprzętu i szkoleń
Największy błąd, jaki widzę, to kupowanie licencji bez inwestycji w ludzi. Grantodawcy też już to wiedzą, dlatego projekty, w których:- kupujesz system,
- zapewniasz sprzęt,
- i szkolisz zespół,
mają znacznie lepsze noty.
Jak wygląda proces od pomysłu do pieniędzy
Z punktu widzenia firmy budowlanej ten proces da się streścić w kilku ruchach:
-
Sprawdzasz, jakie programy są otwarte
- strony PARP, NCBR, urzędu marszałkowskiego,
- punkty informacyjne Funduszy Europejskich.
-
Dopasowujesz projekt do programu
Zamiast „mamy fajny pomysł, znajdźmy program”, robisz odwrotnie:
„Ten program finansuje X, Y, Z – z naszego planu cyfryzacji które elementy pasują?”. -
Układasz zakres i harmonogram na 12–24 miesiące
Z doświadczenia: lepiej wziąć mniej, ale dowieźć, niż próbować objąć wszystko i potem tonąć w opóźnieniach. -
Piszesz wniosek
Wciągnij do tego:- księgowość (budżet, VAT, amortyzacja),
- dział techniczny (zakres funkcjonalny),
- czasem zewnętrznego doradcę (żeby pilnował formalności).
-
Czekasz na ocenę (3–6 miesięcy)
W tym czasie możesz:- doprecyzować wybór dostawców,
- poukładać wewnętrznie procesy,
- zaplanować finansowanie pomostowe.
-
Podpisujesz umowę, startujesz z realizacją
Zwykle w modelu:- zaliczka (np. 80%),
- refundacja reszty po zakończeniu etapów.
Tu przydaje się ktoś w firmie, kto będzie „pilnował projektu” – rozliczeń, protokołów, sprawozdań.
Kilka praktycznych odpowiedzi, które często padają na spotkaniach
Czy mikrofirmy mają w ogóle szansę na takie środki?
Tak. Mikrofirmy budowlane są pełnoprawnymi beneficjentami wielu programów. Często mają nawet wyższy procent dofinansowania, pod warunkiem, że projekt ma sens biznesowy. A sens bywa prosty: zamiast tonąć w papierach i ryzykować pomyłki, przerzucić się na prosty ERP + mobilne raporty.
Czy w jednym projekcie da się połączyć BIM, drony i skanery 3D?
Tak, jeśli tworzą jeden spójny proces:
model BIM → weryfikacja na budowie (skaner 3D, dron) → raport dla inwestora.
Takie projekty są wręcz dobrze widziane, bo pokazują, że cyfryzacja obejmuje całość, a nie jeden wydzielony pokoik w biurze projektowym.
Czy typowa firma wykonawcza, bez prefabrykacji, ma o co walczyć?
Jak najbardziej. Produkcja pomaga przy ARP Dig.IT, ale większość programów cyfryzacyjnych jest otwarta dla czystych wykonawców. Liczy się to, że cyfryzujesz: BIM, zarządzanie budową, dokumentację, bezpieczeństwo, flotę.
Jak nie utopić firmy w kredycie?
Łącz źródła i nie zakładaj, że „jakoś to będzie”. Sfinansowanie cyfryzacji wyłącznie kredytem podnosi ryzyko przy każdym słabszym roku. Dotacje i pożyczki preferencyjne po prostu obniżają koszt kapitału i skracają czas zwrotu.
Na koniec: dlaczego 80% firm może „nie dojechać” do mety
Patrząc na dane o niewypłacalnościach – ponad 700 firm budowlanych ogłaszających upadłość w jednym roku – cyfryzacja przestaje być „opcja premium”. Robi się z niej wprost narzędzie ratunkowe:
- dla jednych – sposób, żeby ciąć koszty i przetrwać,
- dla innych – okazja, by tanio przejąć aktywa upadłych konkurentów i wzmocnić pozycję (pod warunkiem, że mają systemy, które to „udźwigną”).
W rozmowach z firmami widzę jedną powtarzalną pułapkę: chęć zrobienia rewolucji zamiast ewolucji. Ci, którzy próbują wdrożyć „wszystko na raz”, najczęściej kończą w tej grupie 80%, które „coś zaczęły, ale nie skończyły”. Ci, którzy:
- zaczęli od prostego ERP,
- potem dołożyli mobilne raporty,
- później BIM i analitykę,
- wszystko finansowane mixem dotacji, pożyczek i leasingu,
dziś mają po prostu większą odporność na kryzysy. I to jest realna przewaga konkurencyjna – nie prezentacja na konferencji, tylko fakt, że po kolejnym trudnym roku nadal są na rynku, podczas gdy inni zamykają działalność.
Jeśli miałbym podsumować jednym zdaniem:
nie chodzi o to, żeby mieć „modne technologie”, tylko żeby budować system, który codziennie pilnuje twojej marży – i da się to w dużej mierze sfinansować cudzymi pieniędzmi, nie tylko własnymi.
Eyecad.pl